یک مشتری برای پرس و جو در مورد سفارش تماس می گیرد. تیم فروش شما CRM را بررسی می کند. عملیات پلت فرم مدیریت پروژه را باز می کند. حسابداری سیستم صورتحساب را بررسی می کند. شخصی در حال بررسی صندوق ورودی خود برای آخرین به‌روزرسانی است.
پنج سیستم، چند کارمند، و یک سوال ساده که باید دو دقیقه طول می کشید تا پاسخ داده شود.
مشاغل به دلایل خوبی به نرم افزارهای تخصصی متکی هستند. مشکل زمانی شروع می‌شود که این سیستم‌ها شامل بخش‌هایی از اطلاعات یکسان هستند اما آنها را به اشتراک نمی‌گذارند.
و همانطور که سازمان های بیشتری هوش مصنوعی را در عملیات خود معرفی می کنند، سیستم های قطع شده چالش دیگری ایجاد می کنند. چگونه هوش مصنوعی می تواند به کارمندان کمک کند تا زمانی که اطلاعات مورد نیاز آنها در پلتفرم ها پراکنده شده است، کارآمدتر کار کنند؟
خوراکی های کلیدی: سیستم های کسب و کار خراب کار تکراری ایجاد می کنند، تصمیم گیری ها را به تاخیر می اندازند و پتانسیل هوش مصنوعی را محدود می کنند. اتصال ابزارهای موجود و بهبود جریان اطلاعات بین آنها می تواند فناوری را برای کسب و کارها ارزشمندتر کند.
هنگامی که سیستم ها ارتباط برقرار نمی کنند، کارکنان شکاف ها را پر می کنند
در نظر بگیرید که پس از بستن معامله توسط فروشنده چه اتفاقی می افتد.
داده های مشتری از CRM به ابزار مدیریت پروژه منتقل می شود. شخصی در حال ایجاد یک پوشه سند است. کارمند دیگری همان اطلاعات را وارد حسابداری می کند. یک مدیر ایمیلی می فرستد تا مطمئن شود همه چیز مورد نیاز خود را دارند.
هر مرحله قابل مدیریت به نظر می رسد، اما با هم گردش کار ناکارآمدی ایجاد می کنند.
پیامدها معمولاً خود را به روش های آشنا نشان می دهند:
- ورود اطلاعات تکراری: کارمندان اطلاعات یکسانی را در چندین برنامه وارد می کنند.
- اطلاعات متناقض: یک بخش در حال به روز رسانی یک رکورد است در حالی که دیگری از نسخه قدیمی تر کار می کند.
- نمایش های از دست رفته: کار متوقف می شود زیرا شخص بعدی هرگز مطلع نمی شود.
- دید محدود: مدیران گزارش‌هایی را از سیستم‌های مختلف جمع‌آوری می‌کنند تا بفهمند چه اتفاقی می‌افتد.
کارمندان شما ممکن است هر هفته ساعت ها را صرف مدیریت اطلاعات به جای استفاده از آن کنند.
اشتراک نرم افزار دیگر همیشه راه حل نیست
وقتی فرآیندی خسته کننده می شود، خرید یک برنامه جدید ممکن است سریع ترین راه حل به نظر برسد.
اما افزودن سیستم ششم برای حل مشکلات ناشی از پنج مورد اول می‌تواند کارمندان را با برگه‌ها، لاگین‌ها و اطلاعات بیشتری برای مدیریت باقی بگذارد.
قبل از جایگزینی هر چیزی، ابزارهایی را که در حال حاضر دارید ارزیابی کنید.
آیا CRM شما می تواند به طور خودکار در هنگام بسته شدن فروش، یک کار ایجاد کند؟ آیا بلیط خدمات تکمیل شده می تواند باعث بروز رسانی صورتحساب شود؟ آیا می توان اطلاعات وارد شده را در اختیار سایر بخش ها قرار داد؟
بسیاری از پلتفرم‌های تجاری از قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و اتوماسیون پشتیبانی می‌کنند که سازمان‌ها به طور کامل از آنها استفاده نمی‌کنند.
گاهی اوقات بهبود بهره وری کمتر به خرید یک چیز جدید و بیشتر در مورد کارکرد فناوری موجود است.
هوش مصنوعی در کجا قرار می گیرد؟
اتصال سیستم های تجاری بخشی از معادله است. تسهیل استفاده از اطلاعات در این سیستم ها از دیگر موارد است.
اینجاست که هوش مصنوعی می تواند نقش ارزشمندی را ایفا کند.
تصور کنید یک نماینده فروش برای ملاقات با مشتریان آماده می شود. به جای جستجوی CRM ها، بررسی بلیط های پشتیبانی و جستجو در ایمیل ها، یک دستیار هوش مصنوعی با دسترسی مناسب به سیستم های مرتبط می تواند فعالیت اخیر مشتری را خلاصه کند.
یا بخش خدماتی را در نظر بگیرید که در آن هوش مصنوعی به دسته‌بندی درخواست‌های دریافتی، شناسایی اطلاعات مرتبط و توصیه تیمی که باید هر موضوع را رسیدگی کند، کمک می‌کند.
این قابلیت ها می تواند زمانی را که کارکنان صرف جستجوی اطلاعات و هماهنگی کارهای معمول می کنند کاهش دهد.
اما هوش مصنوعی به طور خودکار سیستم های خراب، سوابق قدیمی یا جریان های کاری با طراحی ضعیف را تعمیر نمی کند.
بدون اطلاعات قابل اعتماد، ادغام های مناسب و کنترل های امنیتی مناسب، هوش مصنوعی می تواند به جای بهبود بهره وری، سردرگمی بیشتری ایجاد کند.
هدف این است که فناوری خود را به هم متصل کنید، سپس از هوش مصنوعی برای ارزشمندتر کردن این ارتباطات استفاده کنید.
با کار شروع کنید نه با تکنولوژی
بهبود اتصال لزوماً نیازی به بازنگری کل محیط فناوری شما ندارد.
با چند مرحله عملی شروع کنید:
- یک فرآیند را از ابتدا تا انتها دنبال کنید. هر سیستم، انتقال و مرحله دستی مربوط به تکمیل یک کار مشترک را شناسایی کنید.
- مکان گیر کردن اطلاعات را پیدا کنید. به دنبال سوابق تکراری، تأییدیه‌های غیر ضروری و مکان‌هایی باشید که کارکنان باید به صورت دستی داده‌ها را انتقال دهند.
- ادغام های موجود را ارزیابی کنید. تعیین کنید که آیا پلتفرم های فعلی شما می توانند اطلاعات را به اشتراک بگذارند یا گام های تکراری را خودکار کنند.
- فرصت های هوش مصنوعی را شناسایی کنید. هنگامی که اطلاعات به طور قابل اعتماد جریان یافت، در نظر بگیرید که هوش مصنوعی کجا می تواند دسترسی به اطلاعات را بهبود بخشد، کارهای معمول را سرعت بخشد، یا از تصمیمات بهتر پشتیبانی کند.
- نتایج را اندازه گیری کنید. صرفه جویی در زمان، خطاها، زمان انجام کار و بهره وری کارکنان را پیگیری کنید تا تعیین کنید آیا بهبودها ارزش ارائه می دهند یا خیر.
موثرترین تغییرات اغلب با یک فرآیند خسته کننده شروع می شود که کارکنان هر روز با آن سر و کار دارند.
یک نیروی کار متصل به یک استراتژی متصل نیاز دارد
فناوری باید همکاری، دسترسی به اطلاعات و خدمات رسانی به مشتریان را برای کارکنان آسان‌تر کند.
وقتی تیم‌ها روز خود را صرف جابه‌جایی بین برنامه‌ها، ردیابی به‌روزرسانی‌ها و وارد کردن مکرر اطلاعات مشابه می‌کنند، این سیستم‌ها پتانسیل کامل خود را ارائه نمی‌کنند.
از طریق او نیروی کار متصل و بهره وری هوش مصنوعی کاربردی Pillars، AccelerateIT، یک شرکت راه حل های اطلاعات کسب و کار، به سازمان ها کمک می کند تا نحوه کار افراد، فناوری و اطلاعات خود را ارزیابی کنند.
با بهبود اتصال سیستم و شناسایی فرصت های عملی هوش مصنوعی، کسب و کارها می توانند کارهای غیر ضروری را کاهش دهند و عملیات کارآمدتری ایجاد کنند.
کارکنان شما نباید رابط بین سیستم های کسب و کار شما باشند. و هوش مصنوعی نباید ابزار نامرتبط دیگری باشد.
با AccelerateIT تماس بگیرید تا بررسی کنید که چگونه فناوری متصل و هوش مصنوعی می توانند عملیات کسب و کار شما را بهبود بخشند.
