وقتی برای اولین بار در Tech Field Day شروع به کار کردم، یکی از چیزهایی که با آن مشکل داشتم نوشتن بود. البته در این مرحله من تقریباً سه سال بود که پست های وبلاگ می نوشتم. اما چیزی که من واقعاً با آن دست و پنجه نرم کردم، سبک ارتباطی با ایمیلم بود. هر پیام برای خودش به یک پست وبلاگ کوچک تبدیل شد. زمان بیشتری را صرف پاسخ دادن به هر سوال احتمالی و ارائه اطلاعات بسیار بیشتر از حد لازم کردم. خوشبختانه، استیون فوسکت به من کمک کرد تا بفهمم که ارتباط مختصر بسیار مهم است. این درس امروز مرا به پایان رساند.
کار با ساعت
می‌خواهم به تعاملی که اخیراً هنگام صحبت با کسی داشتید، فکر کنید. شاید شما از آنها سوالی پرسیده اید یا نظر آنها را در مورد چیزی جویا شده اید. چقدر حرف زدند؟ جواب کوتاهی بود؟ یا احساس می کرد که برای همیشه ادامه دارد؟ این چیزی است که اخیراً با افرادی که در زندگی واقعی با آنها صحبت می کنم متوجه شده ام. بحث ها کوتاه و دقیق نیستند. درعوض، آنها حاوی اطلاعات و توضیحات اضافی زیادی هستند که باعث می شود کارها بیش از حد طولانی شود.
بله، من طنز این جمله را برای هرکسی که شخصاً با من ملاقات کرده و صحبت کرده است، می دانم. من مطمئن هستم که می توانم در مورد مسائل صحبت کنم. من در طول سال‌ها تلاش کرده‌ام تا بتوانم پاسخ‌ها و بحث‌هایم را دقیق و متمرکز بر لیزر نگه دارم. من فکر می کنم که جامعه به عنوان یک کل ایده های متفاوتی در حال حاضر دارد. به نظر من اکثر مردم فکر می کنند که توضیح طولانی تر بهتر است. کلمات بیشتر باید به معنای محتوای بیشتر باشد، درست است؟
تنها چیزی که من بر این موضوع تاکید می کنم زمانی است که از شخصی خواسته می شود گزارش خلاصه ای از جلسه کارگروه ارائه دهد. همه ما این کار را کرده ایم. گروهی ملاقات می کنند و در مورد موضوعات بحث می کنند. یک نفر در حال یادداشت برداری است. سپس، هنگامی که گروه‌ها دوباره گرد هم می‌آیند، از شخصی خواسته می‌شود که خلاصه‌ای از آنچه در گروه بحث شده است را ارائه دهد. محدودترین خلاصه‌هایی که من دیده‌ام حدود یک دقیقه طول می‌کشد. شصت ثانیه برای خلاصه کردن یک بحث پانزده یا بیست دقیقه ای جلسه. چگونه می توانید آن را انجام دهید؟
هدف از یک خلاصه کوتاه حذف همه موارد غیر ضروری است. شما از شر یک مقدمه سه دقیقه ای خلاص می شوید. شما پنج دقیقه بحث های پشت سر هم در مورد یک موضوع جمع می کنید. دلت برای کلمات محبت آمیز و کامل تنگ شده است. شما بحث را به نکات ضروری برای انتقال آنچه واقعا انجام شده است کاهش می دهید. و سپس باید آن گزارش را ارائه دهید. همانطور که خلاصه کردن بحث شما مهم است، خلاصه کردن آن نیز مهم است. بدون یادداشت یا برخورد خوب با نکات کلیدی، خلاصه شما احتمالاً سه برابر بیشتر از محدودیت زمانی شما خواهد بود.
من می دانم که این اتفاق می افتد زیرا من آن را تماشا کرده ام. مرد قبل از من ایستاد و چهار دقیقه را صرف خلاصه یک دقیقه ای از چیزهایی کرد که بدون تلاش برای خلاصه کردن آن بحث شده بود. افراد حاضر در اتاق احساس می کردند که در حال کشیده شدن است. بنابراین تصمیم گرفتم بحث را برگردانم. چند یادداشت سریع یادداشت کردم. وقتی نوبت من شد، مجری به من گفت که یک دقیقه فرصت دارم تا گروه کاری خود را جمع بندی کنم. به او گفتم تایمر راه اندازی کند. او مسخره کرد، اما من به هر حال ادامه دادم. من تندتر از حد معمول صحبت نمی کردم. من فقط به نقاط اوج رسیدم، مناطقی که نیاز به حمایت گروهی داشتند را بیان کردم و از همه برای وقت گذاشتن تشکر کردم. به مجری که هنوز داشت با آیپدش سر و کله می زد نگاه کردم و گفتم کارم تمام است. کل زمان؟ حدود چهل و پنج ثانیه بیش از نیاز نیست. اتاق کاملا سپاسگزار بود.
کدام کلمات کار می کنند؟
شما نمی توانید بدون داشتن تمام حقایق کوتاه باشید. شما نمی توانید مختصر باشید بدون اینکه بفهمید چگونه همه چیز را مختصر نگه دارید. شما باید تا حد امکان با کمترین کلمه ممکن بیان کنید. این به این معنی است که بفهمید پیام اصلی چیست و در اسرع وقت آن را منتقل کنید. من شروع به یادداشت برداری از چیزهایی کردم در حالی که مردم صحبت می کردند تا وقتی کسی با من تماس بگیرد تعجب نکنم. من از یادداشت‌ها استفاده می‌کنم تا فکر خود را بر آنچه که منظور است متمرکز کنم، نه دقیقاً آنچه گفته می‌شود.
یکی از کارهایی که من دوست دارم انجام دهم این است که بحث را به زبان خودم با تأثیر کوتاه‌تری بازگو کنم. اگر کسی پنج دقیقه را صرف توضیح یک مشکل می‌کند، می‌توانید آن را به چند جمله کاهش دهید تا به شما نشان دهد درک می‌کنید، اما همچنین به او کمک کنید تا ببیند چگونه مطالب را کوتاه نگه دارد. اگر نمی توانید مشکل را در دو یا سه جمله بیان کنید، اطلاعات زیادی برای مقابله دارید. باید از خود بپرسید که آیا لازم است همه چیز را توضیح دهید یا باید کل بحث را در سطح بالاتری از کپسولاسیون خلاصه کنید تا مکالمه را ادامه دهید. ما همیشه این کار را انجام می دهیم. اگر کسی از شما بپرسد که ماشین شما چگونه کار می کند، آیا چراغ های هشدار و علل احتمالی و اطلاعاتی که در اینترنت تحقیق کرده اید را توضیح می دهید؟ یا فقط می گویید برخی مسائل وجود دارد که باید روی آنها کار کرد؟
توجه داشته باشید که این سطح از تعمیم بستگی به این دارد که با چه کسی صحبت می کنید. اگر با یک سرپرست صحبت می کنید، آن را کوتاه و کلی بنویسید. آنها برای تصمیم گیری باید حداقل ها را بدانند نه حل مشکلات. اگر با یک متخصص صحبت می کنید، روی مسائل فوری تمرکز کنید و از رنگ غیر ضروری گفتگو بگذرید. طوری رفتار کنید که انگار با پزشک خود صحبت می کنید. درد دارد، در اینجا این است که چقدر درد دارد، و این چیزی است که شما سعی کرده اید آن را برطرف کنید. آنها نیازی ندارند که بدانند چگونه بازی گلف شما را تحت تاثیر قرار می دهد یا چرا باعث شد شما دیر به فروشگاه مواد غذایی بروید. آنها فقط باید بدانند مشکل چیست و چگونه آن را برطرف کنند.
تام بگیر
لازم نیست در مکالمات خود بیش از حد کوتاه باشید، اما فکر می کنم متوجه خواهید شد که می توانید از کلمات کمتری برای رساندن نظر خود استفاده کنید. خلاصه کردن و تمرکز بر روی حوزه های کلیدی بسیار ساده به نظر می رسد، درست است؟ پس چرا به نظر می رسد خرما برای همیشه طول می کشد؟ فکر می‌کنم متوجه می‌شوید که به محض اینکه شروع به تلاش برای مختصرتر بودن کنید، دیگران نیز از همین روش پیروی می‌کنند و همین کار را انجام می‌دهند. بدون توضیح طولانی برای پاسخ های ساده. بدون قرار گرفتن در معرض در جایی که غیر موجه است. پاسخ های پرمخاطب را برای پاسخ LLM ذخیره کنید. آن را کوتاه و ساده نگه دارید تا مردم از شما برای ارتباط با ارزش بودن تشکر کنند.
