جایی که اکثر تیم ها بدون اینکه متوجه شوند وقت خود را تلف می کنند

مشکل همیشه واضح نیست

اکثر تیم ها فکر نمی کنند که زمان را تلف می کنند. کار انجام می شود، به ایمیل ها پاسخ داده می شود، جلسات برگزار می شود و به نظر می رسد سیستم ها مطابق انتظار عمل می کنند. در ظاهر، همه چیز سازنده به نظر می رسد.

مشکل این است که اتلاف وقت به ندرت خود را به عنوان یک مشکل واضح نشان می دهد. این در لحظات کوچک و مکرر در طول روز اتفاق می افتد که به راحتی قابل چشم پوشی است، اما به سرعت اضافه می شود. با گذشت زمان، این ناکارآمدی باعث ایجاد گردش کار کندتر، کارکنان ناامید و فرصت‌های از دست رفته برای کارآمدتر می‌شود.

مناطق پنهانی که زمان در آن ها می گذرد

جابجایی بین ابزارهای زیاد

یکی از بزرگترین منابع اتلاف وقت، جابجایی مداوم بین اپلیکیشن ها است. تیم‌ها از ایمیل به تیم‌ها، به اسناد، به صفحات گسترده و برمی‌گردند. حتی زمانی که هر کار کوچک است، تغییر زمینه باعث افزایش اصطکاک و کاهش سرعت حرکت می شود. بدون یک سیستم متصل، کار به جای ساده شدن، تکه تکه می شود.

جستجوی اطلاعاتی که باید به راحتی پیدا شوند

کارمندان بیشتر از آنچه که فکر می کنند به دنبال فایل ها، ایمیل ها یا به روز رسانی ها زمان می گذرانند. وقتی داده‌ها سازمان‌دهی نشده باشند یا به راحتی در دسترس نباشند، حتی کارهای ساده بیش از آنچه باید طول می‌کشد. این امر به ویژه در محیط‌هایی که ذخیره‌سازی اسناد، قراردادهای نام‌گذاری و مجوزها متناقض هستند، رایج است.

کارهای تکراری که می توان آن را استاندارد کرد

بسیاری از تیم ها اسناد، ایمیل ها یا فرآیندهای مشابه را بارها و بارها بازسازی می کنند. بدون جریان کار یا الگوهای استاندارد، کارمندان بر حافظه یا نمونه‌های گذشته تکیه می‌کنند که منجر به ناسازگاری و تلاش غیرضروری می‌شود. این نوع کار تکراری اغلب مورد توجه قرار نمی گیرد زیرا به نظر می رسد بخشی از کار است.

جلسات بدون نتیجه مشخص

جلسات یکی دیگر از حوزه‌هایی است که اغلب اوقات در آن هدر می‌رود. وقتی ساختار، دستور کار یا پیگیری مشخصی وجود نداشته باشد، تیم‌ها بدون گام‌های بعدی تعریف‌شده را ترک می‌کنند. این منجر به جلسات اضافی، بحث های تکراری و سردرگمی در مورد مسئولیت ها می شود.

منتظر پاسخ یا تایید

تأخیرهای ارتباطی می تواند به طور بی سر و صدا کل گردش کار را کند کند. انتظار برای تایید، شفاف سازی یا پاسخ، شکاف هایی را در جایی که کار متوقف می شود ایجاد می کند. این تاخیرها به ندرت ردیابی می شوند، اما تاثیر مستقیمی بر بهره وری و جدول زمانی دارند.

چرا این اتفاق می افتد

این ناکارآمدی ها همچنان ادامه دارند زیرا همیشه قابل مشاهده نیستند. اکثر کسب و کارها ایده روشنی از نحوه انجام کار در سیستم های خود ندارند. در عوض، آنها بر روی ابزارها یا وظایف فردی به جای فرآیند کلی تمرکز می کنند.

اگر به ساختار زیربنایی توجه نشود، افزودن فناوری بیشتر مشکل را حل نمی کند. در بسیاری از موارد، این پیچیدگی را بیشتر می کند.

بدون افزودن ابزار بیشتر، کارایی را بهبود بخشید

بیشترین دستاوردهای بهره وری اغلب از بهبود نحوه استفاده از ابزارهای موجود به جای معرفی ابزارهای جدید حاصل می شود. هنگامی که سیستم ها به هم متصل می شوند، دسترسی به اطلاعات آسان تر می شود و فرآیندهای کاری سازگارتر می شوند.

این شامل ایجاد فرآیندهای استاندارد، بهبود دید بین پلتفرم‌ها و کاهش مراحل غیرضروری در کارهای روزانه است. تنظیمات کوچک در نحوه ساختار کار می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در زمان در سراسر سازمان شود.

بازگشت به دید

اکثر تیم ها زمان را عمدا تلف نمی کنند. آنها فقط به جایی که در حال هدر رفتن است دید ندارند.

در BIS، تمرکز بر کمک به کسب‌وکارها است تا بفهمند که فناوری و گردش کار آنها در واقع هر روز چگونه کار می‌کند. با شناسایی مکان‌هایی که زمان ناپدید می‌شود و همسو کردن سیستم‌ها برای پشتیبانی از فرآیندهای کارآمدتر، سازمان‌ها می‌توانند اصطکاک را کاهش دهند و بدون افزودن پیچیدگی‌های غیرضروری کارآمدتر عمل کنند.

وقتی بتوانید به وضوح ببینید که کار چگونه اتفاق می افتد، بهبود آن بسیار آسان تر می شود.